Агент обробки первинних документів: кожен крок зі скріншотом
Наскрізний сценарій
одна накладна від постачальника: від надходження до проведення в обліку
Від документа до проведення в обліку
одна накладна на тканину і фурнітуру, без пропусків проміжних кроків
Що взагалі приходить за день
Спершу масштаб, щоб було видно, з чого агент вибирає. За вчора надійшло 47 документів з чотирьох різних місць. Далі ми йдемо по першому рядку і проходимо його до кінця.
- ЕДО опитується кожні 15 хвилин, пошта кожні 15 хвилин
- Скани, фото і паперові оригінали йдуть через розпізнавання
- Кожен документ отримує номер у черзі, статус і причину, якщо зупинився
Документ надійшов з ЕДО
Накладна на 316 тисяч, чотири позиції. Агент забирає її одразу після того, як документ підписали обидві сторони. Раніше цей документ відкривали, роздруковували і набивали руками.
- Агент бачить тільки підписані документи, чернетки і непідписане він не чіпає
- З ЕДО документ приходить структурованим, тому розпізнавання майже не потрібне
- Дублі відсікаються за трійкою: номер, дата, сума
Що агент прочитав у документі
Агент показує не тільки те, що прочитав, а й наскільки він у цьому впевнений. Поле з низькою впевненістю саме по собі зупиняє автопроведення, навіть якщо решта документа ідеальна.
- Поріг впевненості налаштовується, за замовчуванням 0,95 на суми і 0,90 на текст
- Нижче порогу поле підсвічується бухгалтеру, документ не проводиться сам
- Для сканів і фото додатково перераховується арифметика рядків і підсумку
Перевірка обовʼязкових реквізитів
Це окрема перевірка, і вона проходить до будь-якого зіставлення. Агент дивиться склад обовʼязкових реквізитів первинного документа, а не просто «чи все читабельно».
- Перелік береться зі статті 9 Закону про бухоблік і Положення №88
- Якщо бракує обовʼязкового реквізиту, документ не проводиться і повертається постачальнику
- Якщо бракує необовʼязкового, документ іде далі, але позначка лишається в картці
Контрагент знайдений у базі
Агент шукає контрагента не за назвою, а за кодом ЄДРПОУ, бо назви пишуть по-різному. Тут постачальник давно в базі, тому це один крок. Випадок нового контрагента показаний окремим сценарієм.
- Пошук у довіднику за ЄДРПОУ, назва використовується тільки як підказка
- Перевіряється, чи є чинний договір і чи він не закінчився на дату документа
- Якщо контрагента немає, агент готує картку і віддає бухгалтеру, сам нічого не створює
Номенклатура: три позиції з чотирьох знайшлись самі
Ось те місце, де зазвичай застрягає ручний ввід. Агент зіставляє кожен рядок документа з вашим довідником за назвою, артикулом і одиницею виміру, і чесно показує, наскільки він у цьому впевнений.
- Зіставлення за трьома ознаками: назва, артикул постачальника і одиниця виміру
- Історія попередніх поставок цього ж постачальника має найбільшу вагу
- Позиція зі схожістю нижче порогу не підставляється сама, вона йде бухгалтеру
Рахунок обліку підставляється за правилом, а не навмання
Питання, яке ви ставили прямо: як обирається рахунок, 201, 202 чи 209. Відповідь: за правилом, яке ми описуємо один раз на впровадженні разом з вашим бухгалтером, і далі воно працює само.
- Правило прив'язується до номенклатурної групи, а не до окремої позиції
- У вже наявної позиції рахунок береться з її картки, агент його не перевизначає
- Нова позиція отримує рахунок за групою, і саме це підтверджує бухгалтер
Ціни проти договору, по кожному рядку
Ціни звіряються з чинною на дату документа редакцією договору, окремо по кожній позиції. Це та перевірка, яку людина робить вибірково, коли встигає, а агент робить на всьому потоці.
- Береться та редакція ціни, що діяла на дату документа, а не поточна
- Допуск на копійки і на відсоток налаштовується
- Будь-яке відхилення понад допуск зупиняє автопроведення і йде людині
Спробуйте зламати: підставте свою ціну можна ввести своє
Щоб не вірити на слово, поставте в поле нижче ціну за метр Кордури, відмінну від договірної 312,00. Крок перерахується, і буде видно, що агент робить з відхиленням.
- Перевірка йде на кожному рядку, а не на підсумку документа
- Допуск за замовчуванням 0,5%, все, що більше, зупиняє автопроведення
- Агент не «підганяє» суму під договір, він показує різницю і зупиняється
Чернетка в обліковій базі, а не проведений документ
Агент створює документ надходження зі статусом «не проведено». Це відповідь на головне заперечення: він не пише у ваш облік нічого, чого не бачила людина.
- Право на створення чернеток дається окремо і тільки на цей тип документа
- Проводить бухгалтер, одним кліком зі списку
- Якщо ви взагалі не хочете давати право запису, агент віддає готові дані для ручного вводу
Що побачив бухгалтер і скільки це зайняло
Ось той самий документ уже в обліковій базі. Важливо, що бухгалтер працює у своїй звичній програмі, а не в чужому кабінеті: агент кладе результат туди, де людина працює щодня.
- Агент нічого не проводить сам, статус міняє людина
- У документі видно, що його підготував агент, і посилання на вихідний файл
- Якщо бухгалтер щось виправив, це виправлення стає навчальним прикладом
Що з цього залишилось у журналі
Кожен крок агента записаний: у яку систему він пішов, що спитав, що отримав і що зробив далі. Це те, чим закривається питання «звідки він узяв цю цифру».
- Журнал зберігається повністю, його видно бухгалтеру і керівнику
- Кожен рядок розгортається до запиту і відповіді системи
- Журнал не чистить сам себе, глибина зберігання узгоджується з вами
Де закінчується самостійність агента
Підсумок сценарію, і це найважливіший екран для вашого бухгалтера. Ліворуч те, що агент робить сам, праворуч те, чого він не робить ніколи без людини.
- Межа налаштовується: можна звузити або розширити після пілота
- На старті майже все на премодерації, автопілот вмикається поступово
- Будь-яка дія агента оборотна, бо він створює чернетки, а не проведені документи
- Технічний користувач BAS з правом читати довідники, договори і ціни.
- Окреме право на створення чернеток документів надходження, якщо хочете, щоб агент їх створював.
- Доступ до кабінету ЕДО, у якому лежать підписані документи.
- По пʼять прикладів документів від основних постачальників, щоб налаштувати розпізнавання.
Звідки агент бере документи
Вчасно, M.E.Doc і Фредо, пошта, месенджери, паперові оригінали
Вчасно, M.E.Doc і Фредо: як саме агент їх забирає
три системи, три різні способи підключення, один результат
Коротка відповідь на ваше питання
Так, агент працює саме з підписаними документами, і в кожної системи свій спосіб доступу. Це не одна кнопка на три системи, і нижче видно, чим вони відрізняються.
- Скрізь режим читання, підпис за агентом не закріплюється
- Опитування кожні 15 хвилин, а не раз на добу
- Якщо джерело не відповіло, документи не губляться, спроба повторюється
Вчасно: доступ по токену, документи вже структуровані
У Вчасно є API. Ви створюєте токен у своєму кабінеті і даєте його нам, права тільки на читання вхідних. Агент бачить рівно те, що бачить ваш бухгалтер, коли заходить у кабінет.
- Токен створюєте ви у себе в кабінеті і можете відкликати будь-коли
- Агент забирає тільки підписані вхідні, чернеток і вихідних не чіпає
- Разом з файлом приходять реквізити, тому розпізнавати майже нічого не треба
M.E.Doc: каталог обміну або модуль обміну
M.E.Doc це програма на робочій станції, тому доступ інший. Два робочі варіанти, обидва без «зламу» вашої програми, і ми обираємо той, що зручніший вашому бухгалтеру.
- Варіант 1: M.E.Doc вивантажує підписані документи в каталог, агент читає каталог
- Варіант 2: увімкнений модуль обміну, агент забирає документи через нього
- Якщо станція вимкнена, документи просто чекають, нічого не губиться
Фредо: окремий доступ узагалі не потрібен
Це найприємніша частина відповіді. Фредо працює всередині вашої облікової програми, документ з нього одразу лягає у базу. Тому агент бачить його там же, де решту даних, і окремої інтеграції з Фредо не треба.
- Фредо це розширення облікової системи, а не зовнішній кабінет
- Агент читає базу, у якій документ уже лежить
- Менше точок відмови: немає ще одного зовнішнього сервісу, який може не відповісти
Що робити з дублями, коли той самий документ прийшов двічі
Реальна ситуація: постачальник прислав накладну у Вчасно і продублював поштою, а водій ще й сфотографував паперовий примірник. Агент повинен зрозуміти, що це один документ, а не три.
- Ключ дубля: контрагент плюс номер плюс дата плюс сума
- Перемагає найякісніше джерело: ЕДО важливіше за скан
- Решта копій не зникають, вони підшиваються до того самого документа
Якщо джерело не відповіло
Питання, яке зазвичай не ставлять, а потім воно болить. Що буде, якщо Вчасно лежить, станція з M.E.Doc вимкнена, а база на обслуговуванні. Коротка відповідь: нічого не губиться і ніхто не мовчить.
- Агент не позначає документ обробленим, поки не отримав його повністю
- Повторні спроби з інтервалом, а не одна спроба на добу
- Якщо джерело мовчить довше за поріг, приходить повідомлення людині
- Вчасно: токен API з кабінету, права на читання вхідних документів.
- M.E.Doc: або доступ до каталогу обміну на робочій станції, або увімкнений модуль обміну.
- Фредо: нічого окремого, документи вже лягають у вашу базу.
- Рішення, чи дозволяєте агенту тільки читати, чи ще й підписувати (за замовчуванням тільки читати).
Пошта: як агент відбирає потрібне з великого потоку
і чи справді потрібна окрема поштова скринька
Так виглядає звичайний день у скриньці
За добу 340 листів. Реклама, банк, маркетплейс, листування з клієнтами і серед усього цього первинка. Саме тому питання «як агент зрозуміє, що йому брати» правильне.
- Агент читає скриньку в режимі читання, нічого не видаляє і не переміщує
- Прочитаним лист не позначається, ваш бухгалтер бачить пошту як завжди
- Відбір іде в кілька ознак, а не за однією темою листа
За чим саме агент відбирає
Жодна ознака сама по собі не вирішує. Лист стає первинкою, коли збігається кілька ознак, і саме тому агент не тягне в облік рекламу з красивим PDF.
- Ознаки перевіряються разом, а не по черзі
- Відправник з довідника контрагентів дає найбільшу вагу
- Сумнівний лист не викидається, він лягає в окрему купку на перегляд
Чи потрібна окрема скринька: три варіанти
Пряма відповідь: окрема скринька не обовʼязкова, але з нею чистіше. Ось три варіанти з плюсами і мінусами, вибір за вами, і його можна змінити потім.
- Ми не нав'язуємо перебудову вашої пошти
- Будь-який варіант можна змінити після пілота
- У всіх варіантах агент працює в режимі читання
Лист, у якому документ загубився серед підпису
Типовий випадок: у листі три вкладення, з них документ лише одне, решта це логотип з підпису і скан візитки. Агент має взяти саме накладну.
- Картинки з підпису відсіюються за розміром і за тим, що вони повторюються в кожному листі
- Кожне вкладення перевіряється окремо, а не «перше або найбільше»
- Якщо документів у листі кілька, кожен обробляється як окремий документ
Спробуйте своє: свій обсяг пошти можна ввести своє
Поставте свою кількість листів на добу, і воронка перерахується у ваших числах. Пропорції взяті з реального потоку компанії такого ж розміру.
- Частка листів з вкладеннями і частка справжньої первинки стабільні між компаніями
- Купка «на перегляд» перші тижні більша, потім падає
- Це оцінка обсягу, а не обіцянка: точні числа побачимо на вашому потоці
- Доступ на читання до скриньки, у яку приходять документи.
- Рішення: окрема скринька, мітка в наявній чи вся скринька з фільтром.
- Перелік адрес основних постачальників, щоб агент упізнавав їх з першого дня.
Месенджери: коли документ прислали у чат
і чи потрібен окремий чат під документи
Як це виглядає у житті
Водій забрав товар, отримав паперову накладну і сфотографував її прямо на складі. Далі зазвичай це фото живе в переписці, поки бухгалтер про нього не згадає.
- Агент бачить тільки той чат, у який його додали
- Особисті чати і решта переписки йому недоступні
- Фото обробляється одразу, а не за розкладом
Так, окремий чат потрібен, і ось чому
Це відповідь на ваше питання прямо. Технічно агент може працювати і в загальному чаті, але ми радимо окремий, і причина не технічна, а людська.
- У загальному чаті документи тонуть між побутовими повідомленнями
- Окремий чат це ще й межа доступу: агент бачить тільки його
- Правило «документи кидаємо сюди» люди запамʼятовують за тиждень
Коли з фото нічого не виходить
Фото буває зроблене під кутом, у темряві або з обрізаним краєм. Тут важливо, що агент не вгадує суму, а чесно каже, що саме не читається.
- Якщо не читається ключове поле, документ не заводиться взагалі
- Агент називає конкретну проблему, а не пише «помилка»
- Людина одразу бачить, що переслати, і не чекає до кінця місяця
- Окремий чат або група під документи, куди додається наш бот.
- Домовленість з водіями і менеджерами: документи кидати саме туди.
- Рішення, хто саме має право слати документи в цей чат.
Паперові документи: як організувати сканування
три робочі схеми, обирайте ту, що лягає на ваш процес
Коротка відповідь: так, сканувати треба
Паперовий документ агент не побачить чарівним чином, його треба перевести в цифру. Хороша новина в тому, що це не обовʼязково окрема робота для людини.
- Якість сканування впливає на розпізнавання, але фото з телефона теж працює
- Оригінали продовжують ходити своїм шляхом, ми нічого не міняємо в зберіганні
- Скан це копія для обробки, а не заміна оригіналу
Три схеми, як паперу потрапити до агента
Ось відповідь на другу частину вашого питання: чи треба налаштовувати процес, за яким відповідальні сканують і надсилають. Так, треба, але схему обираєте ви.
- Ми не ламаємо ваш процес, ми вбудовуємось у нього
- Схему можна змінити після пілота
- У всіх трьох схемах оригінали ходять як раніше
Пачка з десяти документів одним файлом
Найчастіший страх при пакетному скануванні: усе злипнеться в один документ. Агент ріже пачку сам, за ознаками початку нового документа.
- Новий документ визначається за шапкою: назва, номер, дата, сторони
- Багатосторінковий документ не ріжеться: продовження впізнається за номером і нумерацією сторінок
- Якщо агент не впевнений, де межа, він питає, а не ріже навмання
Що лишається на людях
Чесно про межу: з паперовими документами частина роботи все одно лишається людям, і ми не робимо вигляд, що це не так.
- Фізичне зберігання оригіналів ми не чіпаємо
- Правило сканування працює, тільки якщо його виконують
- Через місяць видно, хто не сканує: агент показує розрив між замовленнями і документами
- Рішення, яка з трьох схем вам ближча.
- Якщо через МФУ: налаштувати сканування у папку або на адресу.
- Відповідальний за те, щоб оригінали доходили до бухгалтерії як завжди.
Що агент робить з документом
реквізити, з чим звіряти без замовлення, нова номенклатура і рахунок, новий контрагент
Перевірка обовʼязкових реквізитів первинного документа
що саме перевіряється і що буде, якщо реквізиту бракує
Так, перевіряє, і ось повний перелік
Пряма відповідь на ваше питання: так. Перевірка йде до будь-якого зіставлення з обліком, бо документ без обовʼязкового реквізиту не є первинним документом, і зіставляти в ньому нічого.
- Перелік береться зі статті 9 Закону про бухоблік і Положення №88
- Обовʼязкові реквізити блокують проведення, необовʼязкові лише позначаються
- Перелік можна доповнити вашими внутрішніми вимогами
А тепер документ, який не пройшов
Акт від перевізника: підпису з боку постачальника немає. Це не дрібниця, без підпису документ не є первинним, і провести його не можна незалежно від того, наскільки все інше гарно.
- Агент не проводить такий документ і не створює чернетку
- Він одразу готує лист постачальнику з конкретною причиною
- Копія задачі йде тому, хто веде цього постачальника
Що саме йде постачальнику
Агент не пише «у вас помилка». Він пише конкретно, чого бракує, щоб постачальник виправив документ з першого разу, а не питав у відповідь, що не так.
- Лист формується з шаблону, який ви бачите і можете правити
- До листа підшивається сам документ
- Лист іде тільки після підтвердження людини, якщо ви не увімкнули автопілот на цьому типі
Скільки таких документів насправді
Одна помилка на день виглядає дрібницею. За місяць це вже сума, яку доводиться шукати і виправляти під час закриття періоду.
- Агент веде окрему статистику по кожному постачальнику
- Видно, хто системно шле документи з дірами
- Це аргумент для розмови з постачальником, підкріплений цифрами
- Ваше рішення, чи вважати відсутність ТТН блокуючою для самовивозу.
- Шаблон листа постачальнику, якщо у вас є свій.
- Хто отримує документи, повернуті постачальнику, щоб тримати це на контролі.
З чим звіряти документ, якщо замовлення ви не формуєте
сходинки джерел правди, від договору до історії поставок
Замовлення це найкращий, але не єдиний варіант
Ваше питання правильне, бо у демонстрації звірка йшла із замовленням. Якщо замовлень немає, агент спускається на наступну сходинку. Ось вони всі, згори вниз.
- Агент завжди бере найвищу доступну сходинку
- Він показує, на якій саме сходинці зупинився
- Чим нижче сходинка, тим менше перевірок, і це видно бухгалтеру
Як це виглядає на вашому випадку
Уявімо, що замовлень ви не заводите взагалі. Агент бере договір і додаток з цінами, і перевіряє кожну позицію по них. Для більшості документів цього достатньо.
- Береться редакція ціни, чинна на дату документа
- Кількість без замовлення перевірити немає з чим, і агент про це прямо каже
- Замість кількості звіряється факт приймання на складі, якщо ви його фіксуєте
Що дає найбільше без жодного замовлення
Практична порада з нашого досвіду. Якщо замовлення заводити не хочеться, найдешевший спосіб закрити діру з кількістю це фіксувати приймання на складі, навіть однією цифрою.
- Приймання на складі це не бухгалтерський документ, а факт
- Достатньо кількості і дати, без цін і сум
- Агент зіставляє документ постачальника з тим, що реально прийняли
Для інтернет-магазину логіка та сама
Окремо про продажі, бо у вас є магазин. Там роль замовлення виконує саме замовлення з сайту, і сходинки виглядають так само.
- Для вихідних документів база звірки це замовлення з магазину
- Якщо замовлення не вивантажується в облік, лишається оплата і відвантаження
- Логіка сходинок однакова: беремо найвище доступне джерело правди
- Договори з основними постачальниками, разом з додатками про ціни.
- Рішення, чи заводити замовлення хоча б на великі поставки.
- Допуск відхилення ціни, за замовчуванням 0,5%.
Нова номенклатура: група, рахунок 201, 202, 209 і хто вирішує
найчастіше місце, де ручний ввід застрягає
Ось той рядок, який не знайшовся
Повертаємось до стрічки стропової койотового кольору зі сквозного сценарію. Схожість 0,71 це чесний сигнал: схожа позиція є, але це не вона.
- Поріг автопідстановки за замовчуванням 0,90
- Від 0,60 до 0,90 агент показує кандидатів і питає
- Нижче 0,60 вважається, що позиції немає взагалі
Картка, яку агент готує за бухгалтера
Замість того, щоб просто сказати «не знайшов», агент заповнює картку нової позиції. Кожне поле з поясненням, звідки він його взяв, щоб бухгалтеру лишалось перевірити, а не набирати.
- Назва будується за вашим шаблоном найменування, а не копіюється з документа
- Одиниця виміру береться з документа і звіряється з класифікатором
- Артикул постачальника зберігається, щоб наступного разу позиція знайшлась одразу
Так, номенклатурна група важлива, і ось чому
Ви питали, наскільки важливий правильний вибір групи. Дуже важливий, бо саме від групи залежить рахунок обліку. Агент не обирає рахунок для позиції, він обирає групу, а рахунок підтягується за правилом.
- Правило описується один раз на впровадженні разом з вашим бухгалтером
- У вже наявної позиції рахунок береться з її картки і не перевизначається
- Якщо позиція не лягає в жодну групу, агент зупиняється і питає
Спробуйте своє: підставте свою позицію можна ввести своє
Впишіть будь-яку позицію зі своєї номенклатури, і буде видно, у яку групу і на який рахунок її віднесе правило. Це та сама логіка, що працює на потоці.
- Розбір іде за ключовими словами назви, як і на реальних даних
- Якщо слово незнайоме, агент чесно каже, що не впевнений
- На впровадженні словник ключових слів заповнюється під ваш довідник
Хто натискає кнопку і що буде далі
Ви питали, чи робить вибір бухгалтер під час перевірки. Так, на старті обовʼязково. І кожне його рішення агент запамʼятовує, тому таких питань стає менше з кожним тижнем.
- Агент вчиться тільки з підтверджених рішень людини
- Випадкова підказка в чаті правилом не стає
- Автопілот на створення позицій вмикається тільки за вашим рішенням
- Одна зустріч з вашим бухгалтером: описати правило «група, рахунок» для ваших груп.
- Вивантаження довідника номенклатури з номенклатурними групами.
- Рішення, чи дозволяєте агенту створювати позиції самому після пілота.
Новий контрагент: реквізити і хто його заводить
з документа плюс відкриті реєстри, кожне поле з джерелом
Рахунок від постачальника, якого немає в базі
Третій рядок з ранкової черги. Постачальник новий, у довіднику його немає, тому документ зупинився. Це нормальна ситуація для першої поставки.
- Пошук іде за кодом ЄДРПОУ, а не за назвою
- Агент не створює контрагента сам, поки ви не дозволили
- Документ чекає в черзі і не губиться
Картка, яку агент зібрав сам
Агент бере реквізити з документа і звіряє їх з відкритими реєстрами. У кожного поля видно, звідки воно взялось, тому бухгалтер перевіряє, а не набирає.
- Реквізити з документа завжди звіряються з реєстром, а не приймаються на віру
- Якщо реєстр і документ розходяться, агент показує обидва значення
- Банківські реквізити беруться тільки з документа, у реєстрі їх немає
Коли реєстр і документ не сходяться
Найкорисніший випадок. У документі код відрізняється на одну цифру від того, що в реєстрі. Руками таке проходить непоміченим, а потім податкова накладна не реєструється.
- Агент не обирає між документом і реєстром сам
- Він показує обидва значення і чекає рішення
- Такий документ не проводиться, поки розбіжність не знята
Чи можна дозволити агенту заводити контрагентів самому
Можна, але не з першого дня і не для всіх випадків. Ось як ми зазвичай це розкладаємо, і рішення тут за вами.
- На пілоті все на підтвердженні, без винятків
- Автопілот вмикається окремо на кожен випадок, а не одним перемикачем
- Будь-який автопілот можна вимкнути назад одним рухом
- Рішення, чи дозволяєте агенту створювати контрагентів самому після пілота.
- Ваші обовʼязкові поля картки контрагента, якщо вони відрізняються від типових.
- Хто підтверджує нових контрагентів.
Як це працює і впроваджується
джерела, журнал, межа відповідальності, навчання, тестування, ціна, доступи, безпека
Під капотом: журнал і звідки взялась кожна цифра
відповідь на питання «чому агент так вирішив»
Один документ, увесь слід
Це журнал по накладній зі сквозного сценарію. Видно кожен крок з часом: куди агент пішов, що спитав і що зробив далі.
- Журнал бачать бухгалтер і керівник
- Кожен рядок розгортається до запиту і відповіді системи
- Журнал не чиститься сам, глибина зберігання узгоджується з вами
Що видно, якщо розгорнути рядок
За кожним рядком журналу стоїть конкретний запит у конкретну систему. Це те, що показують аудитору, коли він питає, на підставі чого документ потрапив в облік саме таким.
- Видно систему, час, суть запиту і що прийшло у відповідь
- Видно, яке правило спрацювало і яка була впевненість
- Дії людини фіксуються нарівні з діями агента
Що робити, якщо цифра все ж виглядає дивно
Практичний бік. Бухгалтер бачить у документі щось незрозуміле, тисне «звідки це» прямо в картці і одразу бачить ланцюг, а не пише нам у підтримку.
- Кнопка живе в картці документа, окремо нікуди йти не треба
- Якщо ланцюг не пояснює цифру, це наша задача, і вона приходить нам автоматично
- Кожен такий випадок розбирається і стає тестом
- Рішення, як довго зберігати журнал, за замовчуванням 12 місяців.
Навчання: агент вчиться тільки з підтверджень людини
і що буде, якщо людина підтвердила неправильно
Що вважається навчальним прикладом
Головне правило: агент запамʼятовує тільки те, що людина підтвердила кнопкою у своєму робочому місці. Повідомлення в чаті, лист чи усна домовленість правилом не стають.
- Джерело навчання це дія в системі, а не текст
- Кожне правило має автора і дату
- Будь-яке правило можна подивитись і скасувати
А якщо підтвердили неправильно
Це питання нам ставлять майже завжди, і воно справедливе. Людина теж помиляється, тому неправильне підтвердження не має ставати вічним правилом.
- Правило видно в налаштуваннях разом з автором і датою
- Скасування правила не чіпає вже проведені документи
- Другий рівень підтвердження вмикається там, де ціна помилки висока
Як це виглядає на дистанції
Ось що дає навчання у цифрах. Це реальна форма кривої: перший тиждень багато питань, далі різкий спад, потім рівне плато з рідкісними новинками.
- Спад дає накопичена історія постачальників і позицій
- Плато це нові позиції, які справді зʼявляються вперше
- Якщо плато не знижується, це сигнал, що правило описане погано, і ми його переглядаємо
- Рішення, хто саме має право підтверджувати нові позиції і контрагентів.
Як ми тестуємо агента до того, як пустити його на живі дані
прогін на вашій історії, без доступу до запису
Спершу прогін на вашій історії
Найчесніший спосіб перевірити агента: дати йому ваші документи за минулі місяці, де вже відомо, як їх провели, і порівняти. Доступ на запис для цього не потрібен.
- Агент працює на копії даних, у вашу базу нічого не пишеться
- Порівнюється те, що запропонував агент, з тим, як реально провели
- Кожна розбіжність розбирається окремо з вашим бухгалтером
Що показали 37 розбіжностей
Найцікавіше в прогоні не відсотки, а розбір розбіжностей. У цьому випадку більшість з них виявились помилками в історії, а не помилками агента.
- Кожна розбіжність дивиться людина, автоматичного висновку тут немає
- Помилки агента стають правилами і тестами
- Помилки в історії ми показуємо вам, але нічого не виправляємо самі
Потім тиждень у тіні
Після прогону на історії агент тиждень працює паралельно з бухгалтером на живому потоці, але нічого не створює. Це остання перевірка перед справжнім запуском.
- Агент обробляє ті самі документи, що і людина, але у свою чергу
- Розбіжності видно щодня, а не наприкінці тижня
- У вашу базу за цей тиждень не потрапляє нічого
- Вивантаження документів за 2 до 3 місяців, разом з тим, як вони були проведені.
- Довідники номенклатури і контрагентів.
- Одна зустріч з бухгалтером, щоб розібрати розбіжності прогону.
Скільки це коштує на ваших обсягах
калькулятор: посуньте під себе
Посуньте повзунки під свої обсяги
Тут два числа, які варто дивитись разом: скільки коштує агент і скільки годин ручної роботи ця сама первинка забирає зараз.
- Документ з ЕДО дешевший за скан, бо його не треба розпізнавати
- Оцінка ручної роботи консервативна: 4 хвилини на документ з ЕДО і 9 на скан
- Окупність ми не рахуємо за вас, у кожного своя методика
За що саме ви платите
Структура проста і без прихованих рядків. Впровадження разово, підписка щомісяця, і окремо оцінюється тільки те, чого не було в домовленості.
- Впровадження це підключення, правила, тестові прогони і навчання людей
- Підписка це підтримка, сервер, робота моделі і дрібні правки правил
- Новий процес, якого не було в брифі, оцінюється окремо
- Ваш реальний обсяг документів за місяць, хоча б приблизно.
Що потрібно від вас, щоб запустити
готовий список для вашого ІТ і бухгалтерії
Повний список, більше нічого просити не будемо
Це весь перелік. Він свідомо короткий: на старті потрібне читання, а не запис, тому більшість пунктів це доступ на перегляд.
- Права на запис даються окремо і тільки на створення чернеток
- Без будь-якого пункту зі списку агент працює, але з меншою кількістю перевірок
- Пункти зі станом «до старту» блокують запуск
Скільки часу це займає
Розклад від дня, коли доступи на місці. Він не залежить від того, скільки у вас документів, бо основна робота це налаштування правил, а не обсяг.
- Тижні 1 і 2 це наша робота, від вас потрібна одна зустріч
- Тиждень 3 це перший реальний результат на екрані
- Автопілот вмикається після пілота і тільки за вашим рішенням
- Одна людина з вашого боку, яка збере це докупи.
Безпека: що виходить за ваш контур, а що ні
і які є варіанти розгортання
Що лишається у вас і що виходить назовні
Чесно і без загальних слів. Ваша база нікуди не копіюється, але текст документа для розпізнавання виходить у модель, і ми не робимо вигляду, що це не так.
- У модель іде вміст документа, а не ваша база
- Довідники і залишки не передаються назовні
- Усе, що передається, видно в журналі
Що записано в договорі
Слова про безпеку варті рівно стільки, скільки написано в документах. Ось що ми фіксуємо письмово.
- NDA підписується до отримання будь-яких доступів
- Доступи відкликаються вами в будь-який момент без нашої участі
- Після завершення робіт дані видаляються за вашим запитом
- Ваше рішення щодо варіанта розгортання.
- NDA, якщо потрібен ваш шаблон.